项目管理中沟通管理的重要性，沟通在项目管理中的作用

2020年1月，浙江XX集团公司委托我公司进行集团综合信息管理系统的规划和开发，以满足集团发展转型的需要。我们定制和开发系统以匹配客户的实际业务运营和业务流程。提供给105家集团门店、8家子公司、集团总部。该系统主要实现日常业务处理的数字化、流程化、业务决策的科学化、智能化。还从数字化管理、数字化营销、数字化运维三个方面打造，帮助集团实现数字化转型，提高工作效率、降低成本、增强竞争力。系统采用B/S架构，使用JAVA语言开发，数据库使用oracle11g，中间件使用weblogic 12C，操作系统使用linux，负载均衡使用nginx。该项目合同金额280万元，建设工期为2021年1月至2021年1月12个月。采用项目式组织结构，需要1名项目经理、3名需求团队成员、10名开发团队成员（5名高级工程师、3名中级工程师和其他2名）、3名测试团队成员、2名测试团队成员。质量保证小组成员，共21人。配置管理员1名，业务及对外事务代表1名。每个小组有一名小组长。我被任命为该项目的项目经理，负责项目管理，直接向项目总监汇报。该系统于2021年1月成功上线，通过验收并得到各方一致好评，项目取得圆满成功。项目规模大、复杂、耗时、人员多，因此除了范围、进度、人力、风险等现场管理外，我们还强调项目管理。对于项目沟通管理，下面根据一个真实的项目总结了本次项目沟通管理的工作和经验，并通过计划的创建阐述了沟通管理计划、管理沟通、控制沟通的一些要做的事情。沟通管理计划。 1. 制定沟通管理计划。该项目高度复杂，涉及多个业务单元、多个业务流程、多个级别的用户。我们都知道，如果沟通不好，一个项目几乎不可能成功。成功，不可能。在那里，我领导了一个项目管理团队，仔细分析了项目的沟通需求，制定了以下原则，将其灌输到整个项目团队中，并严格执行。 1. 进行彻底的利益相关者分析。利益相关者分析是制定沟通管理计划的重要基础。本项目涉及的利益相关者较多，不仅包括公司内部的利益相关者，还包括甲方决策领导、各事业部领导、信息中心领导、业务需求研究员以及其他将通过利益相关者参与的利益相关者。分析，已确定。管理层、项目组成员等还召开专题会议，分析利益相关者的身份、立场和关键内容，通过权力和利益网格对利益相关者进行分类，并确定每个利益相关者的沟通策略。例如，对于客户决策层的领导，我们有一个策略来确保他们对月度业务报告感到满意，而对于客户信息中心的领导和业务部门的领导，我们有一个以此为重点的策略。策略就是全力应对。与您真正满足其需求的用户不断沟通，并为公司内的高级领导者创建每月绩效报告，以便他们了解项目进度和成本的最新情况。 2、指定专职负责人。按照分工，项目组为客户的每个利益相关者指派专人负责，并根据业务知识进行分配，以保证沟通质量。 3. 关注项目周期更新。

随着项目的进展，利益相关者会发生变化，但比如在项目初期，需要与业务需求负责人讨论系统建设的细节，因此需要时不时地与业务需求负责人进行沟通。负责业务需求的人员。但一旦系统上线，各个门店的用户将成为主要的沟通对象。 4.内部沟通。由于这个项目涉及的人很多，内部沟通也需要一套规定。特别是有一些问题需要跨群体合作才能完成。为了加强和简化小组之间的沟通，我们引入了小组负责人可以申请定期会议的制度，而不是开发小组负责人单独召开定期会议。在各个小组中，他向我提供直接反馈，以便我可以协调利益相关者并灵活安排会议时间。会议还规定，会议以问题为导向，申请开会的与会者先简单说明问题，然后与大家讨论，并在15分钟内得出结果。基于以上考虑，我们邀请各方共同制定沟通管理计划，并为参与这两个项目的每个人实施。 2.管理沟通在沟通渠道上，我们的客户群没有互联网邮箱，所以我们使用微信作为即时通讯工具进行日常沟通，使用腾讯会议等工具进行远程会议。对于项目团队内部的沟通，采用Feige系统作为沟通和文件传输工具。在向项目利益相关者传递信息时，我们要求每个负责人注意自己的沟通技巧，并仔细审核内容，确保信息呈现没有错误。我们安排了专人进行业务知识和术语的培训，特别是对业务不太熟悉的同事。我深知说谎需要无数的谎言来掩盖它，所以我在项目开始时告诉我的团队成员，“只说需要说的，永远不要掩盖问题。”我灌输给我的团队。他们的内心深处有“我不这样做”的真理。我们需要诚实地对待所有的利益相关者，诚信地解决我们遇到的问题，这样当我们遇到无法解决的问题时，我们才不会让自己甚至项目组陷入被动的境地。例如，在一个项目实施过程中，一个非常复杂的模块的进度没有达到预期的结果，但研发团队的领导在例会上说，负责这个模块的人是初级人员，并且“他的能力不够。”他这么说。领导自己一开始并没有意识到，但由于这个模块的复杂性，团队的其他高级成员现在忙于其他事情，让团队什么都不做，只能尽力前进。你可以' t。针对这一情况，我立即协调其他组有经验的人员协助开会，并对组长对待问题的坦诚态度表示赞赏。最终这个模块虽然耽搁了一周还是顺利完成了，但是由于我们的进度一直提前，这个耽搁被抵消了，最终对项目的整体进度没有影响。 3. 控制沟通我的主要任务是确保在整个项目实施过程中所有沟通参与者之间的信息流得到优化。我们组织公司与甲方有关专家等各方沟通了解意见，并定期进行工作汇报。每周五，我们都会让每个组长以电子表格的形式报告他们本周完成的工作和下周将完成的工作，完成的项目也标记在进度甘特图上。我们根据周报内容召开评审会议，检查项目进展情况，通过绩效管理分析差异，制定纠正措施，形成项目绩效报告。绩效报告为项目利益相关者提供给定时间点的项目进度和资源使用情况等信息。

随着项目的进展和每个里程碑版本的发布，客户在查看成品时必然会有新的想法和变化反馈。我及时与利益相关方进行沟通，解释了项目变更的影响，列举了几个案例以及扩大项目范围可能带来的负面影响，并建议在项目第二阶段进行规划。当然，对于在此期间急需实施的变更，我们将遵循相应的变更流程，对范围、进度、成本基线等进行相应的变更，并向所有利益相关者如实报告。经过我的团队和我的不断努力，该项目终于在2021年1月通过了业主验收。系统的在线运行，实现了集团业务管理的线上化、数字化，取代了传统的手工模式。利用数据提高运营效率、降低成本、竞争，通过强化内控、规范交易处理流程，用智能、科学的数据支持集团经营决策，我们正在增强实力。开业半年多了，得到了业主非常积极的反馈。项目的顺利完成得益于我在项目中有效的沟通管理，采用了科学的沟通管理方法、工具和技术，使我在项目沟通管理方面取得了事半功倍的效果。同时，项目实施过程中也暴露出一些问题，我们感觉我们的应对不是很好，主要是冲突管理和项目风险识别方面的不足，我们会加强对这些问题的审视。我会继续这样做。我们将通过积累知识不断提高业务和管理水平，为我国建设信息化国家而努力。