项目管理的世界广阔,跨越许多行业,并且需要多种技能。连接这些不同学科的共同点是项目经理用来完成工作的技术。项目管理技术使项目管理变得更容易、更有效。它可以应用于任何项目,无论领域或行业。当与项目管理软件结合使用时,它可以进一步帮助节省时间并降低成本。
有许多项目管理技术。为了管理项目并推动其成功,每个项目经理都应该了解以下基本技巧:
1.工作分解结构(WBS)
无论您的项目有多大或多小,都有很多事情要做,乍一看可能会让人不知所措。任何有经验的项目经理都知道,在采取行动之前需要计划好一切。
工作分解结构(WBS) 是一种将工作组织成更小、更易于管理的部分的方法。根据项目管理知识体系(PMBOK),WBS 是“团队执行的工作的面向交付的分层分解”。
这意味着WBS 是项目中所有任务的图形表示。顶部是最终产品,页面上画出的线条代表完成项目的较大任务。每个框都有一条线,线下方会出现一个小任务。
特点:分而治之
这是项目范围的可视化定义,即项目团队可以处理的小部分。在WBS 级别的更下方,添加了更多定义和细节。
WBS 由整个团队创建,识别关键可交付成果并将其划分为越来越小的子可交付成果。这个过程一直持续到团队到达可以完成任务以及由谁承担任务的程度为止。
WBS 定义和组织项目,但它也可用于分解任务以外的事物。可以根据分解进度计算预算,即使在分支不明确的情况下也可以计算风险。
8Manage PM 项目管理系统附带WBS 视图来管理项目进度。项目规划与执行密切相关,每个可交付成果都定义了一组必须完成的任务才能完成每个可交付成果。然后,对于每项活动,确定时间、负责该活动的人员以及该活动所需的资源。
2.关键路径法
关键路径方法(CPM)是项目管理方法的基石。它自20 世纪40 年代初期的曼哈顿计划以来就一直存在,当时它通过绘制该项目最重要的任务图并用它来估计其完成日期来开发核弹。
CPM 需要构建一个项目模型,其中包括所有任务或WBS 的列表、每个任务的完成时间以及任务和端点之间的依赖关系(例如项目里程碑和可交付成果)。
使用此信息,您可以计算从计划任务到完成任务的最长路径,包括在不影响项目进度的情况下可以开始和完成这些任务的最早和最晚时间。这样您就可以知道哪些任务对项目很重要,哪些任务有浮动时间,以及哪些任务可以延迟而不延长项目时间表。
因此,CPM作为一种项目管理技术,是具有最长累积总持续时间的任务序列,有或没有浮动(相关任务的自由浮动或整个项目的浮动总和)。使用此信息,您可以计算完成项目所需的最短时间。
特点:改善优先级和决策制定。
CPM 是一种决策支持算法。通过接收特定数据(开始时间、持续时间、完成时间),您可以确定哪些活动对于项目的成功最重要或至关重要。
处理紧急情况在任何项目中都是常见的,而CPM有一种称为快速跟踪的技术。它是在关键路径上并行执行多个任务的过程,从而减少总体项目时间。但是,这仅在任务没有依赖性的情况下才有效。它需要更多资源并可能影响质量。
另一种技巧是“冲”。当需要对任务进行优先级排序时使用此方法,因为它们的截止日期较早,并且需要分配额外的资源以更快地完成它们。当有更多可用资源或可以使用浮动来将资源用于任务时,追赶非常有用。然而,“冲”常常在紧急情况下使用,因为它影响关键路径。
总体而言,CPM 通过优化关键路径上的工作来减少延迟。您还可以通过可视化依赖关系来确定任务的优先级。 CPM 通过将可交付成果划分为序列来改进组织。这提高了效率,并允许您更好地计算浮动并分配资源。
在应用CPM 技术时,8Manage PM 项目管理系统提高了项目管理的透明度和可预测性。该系统的可视化图表使管理人员能够全局查看新的项目请求和现有项目状态,以做出准确且适当的评估、权衡和优先级。它还有助于持续监控项目状态,包括计划进度与实际进度的比较分析以及风险管理。
3.看板
看板,在日语中是“招牌”的意思,是丰田汽车公司的工业工程师开发的一种提高生产效率的调度系统。这通常用于精益制造,也称为准时制(JIT) 制造。看板,就像它的翻译名称一样,看起来就像板上的一系列卡片,用于可视化工作流程。
看板是一种项目管理方法,通过专注于持续交付来帮助您监控和管理项目,而不会给团队带来过多负担,从而使项目团队能够更有效地合作。
特点:实现工作流程可视化
项目板帮助团队成员直观地了解他们今天需要完成的任务,并在更广泛的背景下看待任务。这限制了在制品(WIP) 的数量、平衡工作流程并防止团队负担过重。通过对板上的卡片进行分类来改进您的工作流程。任务完成后,卡片会移至下一栏,团队成员从待办事项栏顶部的卡片开始工作。
这种项目管理方法营造了持续的协作环境,并允许团队调整和改进他们的工作流程。看板对于敏捷项目特别有用,但它可以应用于任何项目,并且受到更多视觉思考者的欢迎。
要使用8Manage 看板系统可视化您的流程,您需要一个附有列和卡片的仪表板。仪表板上的每一列代表工作流程中的一个步骤。每张看板卡代表一个工作项。要开始处理项目X,请从“待办事项”列中拖动该项目。项目完成后,将其移至“完成”。通过这种方式,您可以轻松跟踪进度并识别瓶颈。
项目管理是一个系统工程,是管理技术和具体项目过程的结合。要提高项目管理水平,必须实行项目管理制度,运用项目管理技术来控制项目实施的各个环节。项目管理系统广泛应用于项目管理过程中,将管理者从复杂的项目管理中解放出来,将企业项目管理和项目绩效提升到一个新的水平。